Il sinistro è sicuramente il momento della verità per tutti i soggetti che ruotano intorno ad una copertura assicurativa ed ovviamente ognuna delle parti (assicuratore, assicurato, broker, perito, ecc.) ha aspettative, esigenze e punti di vista diversi.
Ovviamente non tutti i sinistri merci / trasporti sono uguali… anzi!
In considerazione del tipo di danno occorso, della modalità di trasporto e della tipologia di merce coinvolta saranno diversi i documenti da raccogliere per istruire correttamente la “pratica”.
Teoricamente è onere dell’Assicurato rintracciare tutta la documentazione necessaria; nella pratica è spesso il perito fiduciario degli assicuratori a reperire tutto quanto necessario richiedendolo all’Assicurato e/o alle altre parti coinvolte.
Reperire quanto richiesto in tempi rapidi è fondamentale per ottenere (se dovuto) una rapida definizione del sinistro e di conseguenza l’indennizzo del sinistro.
Tale fase della gestione del sinistro comporta notevoli costi sia per l’Assicuratore, sia per l’Assicurato; un perito competente e preparato saprà ottenere e utilizzare la documentazione necessaria senza perdite di tempo.
Vediamo allora quali possono essere i documenti da presentare in caso di danno nel settore delle coperture trasporti.
Nella seguente elencazione ho preferito suddividere la documentazione senza fare la consueta distinzione tra polizze danni (quelle che coprono le merci) e polizze di responsabilità vettoriale (che tengono indenne il vettore) ma distinguendo i documenti sulla base della loro attinenza alle caratteristiche delle differenti ipotesi teoricamente ipotizzabili.
Documentazione relativa alla copertura assicurativa ed alla responsabilizzazione delle parti coinvolte:
- Richiesta di risarcimento al proprio Assicuratore: si tratta di un documento fondamentale in cui l’assicurato deve da subito indicare il quantum della richiesta d’indennizzo,
- Denuncia del sinistro agli Assicuratori o al proprio Broker: nel quale sarà fornita un’esaustiva (si auspica) ricostruzione delle dinamiche degli eventi, del sinistro ecc. ecc.,
- Eventuali mandati ad assicurare per conto,
- Polizza: il capitolato e le condizioni speciali riportano tutti gli elementi necessari alla valutazione del sinistro da un punto di vita assicurativo,
- Certificato assicurativo: nel caso di coperture per conto di chi spetta è opportuno verificare se è indicato un commissario d’avaria da contattare in caso di sinistro,
- Lettera di responsabilizzazione nei confronti del Vettore (o danneggiante),
- Convocazione alla perizia in contradditorio: la perizia deve essere fatta in contraddittorio o almeno deve essere provato che il danneggiante è stato messo a conoscenza dell’effettuazione degli accertamenti,
- Dettaglio e quantificazione valore della merce coinvolta in avaria,
- Nota di credito (a favore degli acquirenti della merce già pagata ma non consegnata per perdita o avaria),
- Nota di addebito: ricevuta da parte dell’Assicurato per i danni cagionati alle merci (nel caso di assicurazioni RCV),
- Cessione diritti: si tratta della cessione dei diritti da parte del soggetto titolare di diritti derivanti dal contratto di trasporto, assicurazione o compravendita,
- Quietanza e Surroga firmata dall’Assicurato: sarà necessaria all’Assicuratore per procedere all’azione di rivalsa (ex art. 1916 Cod. Civ.) e di conseguenza dovrà produrla per reclamare nei confronti del vettore,
- Recupero danno verso sub vettore: dovrà essere indicato o meno se è stato possibile rivalersi contro il vettore.
Documentazione relativa alla merce:
- Fattura di vendita (Commercial Invoice): si tratta del documento più importante per verificare il valore della merce e risulta necessario anche per rilevare il termine di resa della spedizione,
- Fattura di storno: necessaria qualora il reclamante sia il venditore della merce,
- Packing list: viene emesso qualora la fattura non permetta di dettagliare le effettive caratteristiche (quantità, peso ecc.) delle merci indicate,
- Certificati d’origine,
- Certificati fitosanitari,
- Documentazione doganale: principalmente il DAU Documento Amministrativo Unico (volgarmente detto: bolletta doganale),
- Fattura dell’avvenuta vendita al meglio: qualora a seguito di un sinistro si proceda on una vendita di recupero della merce danneggiata (rientra nel computo del danno),
- Scheda tecnica del prodotto
- Scheda di sicurezza del prodotto per le merci pericolose in regime ADR/RID/IMDG Code,
Documentazione relativa al trasporto:
- Mandato di spedizione / Incarico al trasporto e relative istruzioni,
- Polizza di carico (Bill of Lading) o documento equipollente (Sea waybill),
- Documento di trasporto (viene emesso dal mittente e contiene gli elementi identificativi della merce),
- Lettera di vettura (emessa dal vettore – rappresenta il contratto di trasporto),
- Lettera di Vettura Internazionale (CMR)
- Air way Bill,
- Lettera di vettura ferroviaria,
- Bordereau di carico,
- Fattura di nolo: tramontata l’era delle tariffe a forcella rimane comunque il documento di base per valutare i costi del trasporto e la catena degli incarichi vettoriali,
- Dati estratti dal cronotachigrafo digitale (o dischi di registrazione per i vecchi crono tachigrafi analogici),
- Iscrizione albo autotrasportatori / autorizzazione conto terzi,
- Libretto di circolazione dei mezzi di trasporto.
In caso di furto, rapina, smarrimento ecc. ecc.:
- Copia del verbale di denuncia: deve essere presentato non appena possibile presso le forze dell’ordine. La denuncia deve integrare tutti gli elementi utili e conosciuti al denunciante,
- Dettaglio spedizioni coinvolte nel furto (meglio se vidimato dall’autorità che riceve la denuncia),
- Verbale di ritrovamento e restituzione della merce e/o del mezzo: qualora non fosse possibile esaminare fisicamente il mezzo di trasporto nel verbale dovrebbe essere riportati quegli elementi atti a capire se c’è stato un furto con manomissione dell’accensione ecc. ecc.,
- Certificazione installazione antifurto con relativa indicazione modello ecc. ecc.,
- Set completo chiavi antifurto: si richiede la consegna delle chiavi e l’indicazione del numero di originali e copie per quel mezzo o antifurto (blocca perno),
- Contratto stipulato con società di sorveglianza satellitare ecc.,
- Tracciato satellitare relativo al viaggio,
- Verbale di chiusa inchiesta: risulta necessario per dimostrare l’estraneità dell’Assicurato al reato e/o per perseguire il soggetto responsabile se individuato.
Documenti dell’Autista:
- Patente autista e/o carta di qualificazione conducente,
- Certificato di formazione professionale ADR (nel caso di merci pericolose),
-Dichiarazione dell’Autista (in caso di furto e/o altro reato): la pratica ha elaborato dei formulari più o meno complessi e dettagliati nei quali l’autista può riportare tutti i dati utili a ricostruire la dinamica degli avvenimenti ecc.
In caso di trasporti di merce deperibile / refrigerata:
- Istruzioni relative alla temperatura di conservazione della merce fornite dal mittente,
- Eventuali riscontri dell’avvenuto pre-cooling,
- Pre-trip inspection del container reefer prima della consegna,
- Certificazione ATP del mezzo di trasporto (autocarro, semirimorchio),
- Listati delle temperature registrate all’interno del vano di carico del mezzo relative al trasporto in cui si è verificato il danno,
- Fatture di revisione dell’impianto frigorifero: ne vengono richieste di regola due degli ultimi sei mesi per riscontrare l’effettiva manutenzione,
- Fattura di riparazione dell’impianto a seguito del sinistro: per verificare il tipo di rottura/problema tecnico riscontrato,
- Documentazione autorità sanitaria, verbali ASL ecc.: indicazione della destinazione attribuita alle merci, eventuali smaltimenti o utilizzi alternativi ecc.,
- Verbale smaltimento merce: necessario per attestare che la merce danneggiata sia state effettivamente smaltita e non riutilizzata/rivenduta.
In caso di danni a macchinari ecc.:
- Schede tecniche dei macchinari: necessari per valutare le caratteristiche quali pesi, misure, ingombri ecc.,
- Preventivi di riparazione: stilati dalle officine che dovrebbero effettuare le riparazioni,
- Distinta materiali acquistati per la riparazione,
- Fatture delle riparazioni con dettaglio costo parti di ricambio e manodopera (monte ore complessivo e costo orario).
In caso di danni derivanti da contaminazione ecc.:
- certificato di pulizia delle stive della nave,
- certificato pulizia (lavaggio) cisterne semirimorchi,
- documentazione relativa ai trasporti precedenti (polizze di carico, documenti di trasporto ecc.),
- Analisi laboratorio del prodotto contaminato e di quello sano.
In caso di trasporti di merci alla rinfusa via mare:
- Scheda del prodotto presentata dallo shipper: prevista dalle normative IMO offre molteplici indicazioni circa le merci e le modalità di caricazione ecc.,
- Eventuali pesate del carico all’imbarco e/o sbarco,
- Draft Survey: sia quello prima della partenza sia quello dell’ arrivo.
Documenti vari:
- Dichiarazione libera circa gli eventi e le dinamiche degli avvenimenti,
- Eventuali fotografie delle merci danneggiate: ovviamente le foto per essere utili devono essere eseguite in modo corretto es. fotografare le sigle dei container, le targhe dei mezzi coinvolti, ecc.
- Verbale Vigili del Fuoco: in caso di incendio,
- Verbale autorità intervenute sul luogo dell’incidente: per incidenti stradali ove rimanga danneggiato il carico,
- Corrispondenza intercorsa tra le parti: per verificare indicazioni. istruzioni di trasporto, ecc.,
- Container Interchange: per avere indicazioni circa le condizioni del container in entrata/uscita da terminal e depositi,
- Stato dei fatti: relativamente ad operazioni di carico/scarico navi,
- Piano di carico del mezzo: per verificare come era stato predisposto il rizzaggio e la sistemazione dei colli, distribuzione dei pesi, ecc.,
- Lashing certificate: in caso di merce caricata su flat rack ecc. e relativi calcoli
